Bagaimana Meningkatkan Proses Pengadaan

Real estate agents working with client Premium Photo
Mengatur proses pembelian perusahaan Anda dan memperkenalkan praktik pengadaan yang lebih baik dapat berdampak besar pada efisiensi, output, dan laba perusahaan Anda.

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan proses pengadaan di organisasi Anda.

Gunakan Software E-Procurement
Sebuah solusi e-procurement perangkat lunak seperti Procurify secara radikal dapat meningkatkan bagaimana Anda beli menangani perusahaan dan proses procurement management. Misalnya, Anda dapat menggunakan perangkat lunak e-procurement untuk:

Sederhanakan proses pembelian dan pengadaan Anda
Mempertahankan katalog terpusat dari vendor yang disukai dan disetujui (yang mencakup daftar item atau layanan yang ditawarkan setiap vendor)
Naikkan, kirim, dan lacak pesanan pembelian secara elektronik
Lakukan pencocokan 3 cara dengan cepat (karena pesanan pembelian dan faktur Anda disimpan di tempat yang sama dan mudah diakses)
Hindari melebihi anggaran belanja
Memperkenalkan protokol pembelian dan pengadaan yang efektif dan transparan
Hilangkan dokumen yang mengganggu
Katalog setiap transaksi dan simpan catatan
Simpan catatan elektronik dari setiap langkah dalam proses pengadaan (berguna jika perusahaan Anda pernah diaudit)
Kelola pemasok secara efektif
Permudah karyawan untuk mengirimkan permintaan pembelian dengan fungsionalitas aplikasi seluler dan desktop
Jika Anda menjalankan sistem pengadaan berbasis kertas, beralih ke perangkat lunak pengadaan dan pembelian dapat menjadi transisi yang menakutkan pada awalnya, tetapi laba atas investasi untuk perusahaan Anda menjadikannya benar-benar tidak perlu dipikirkan.

Lakukan Penilaian Berkala
Melakukan penilaian berkala terhadap proses pengadaan Anda dan pemasok Anda dapat memastikan proses pengadaan Anda dioptimalkan sepenuhnya. Menilai hal-hal seperti kinerja pemasok, kualitas pemasok, dan persyaratan pengadaan akan menunjukkan kepada Anda di mana masih ada ruang untuk perbaikan dan membantu Anda mengidentifikasi tanda bahaya sebelum berubah menjadi masalah besar.

Manfaat tersembunyi dari penilaian ini adalah bahwa memeriksa dengan pemasok, mendengarkan ide-ide mereka untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan, dan mendengarkan kebutuhan mereka juga dapat membantu memperkuat hubungan perusahaan Anda dengan vendornya.